9.25.1. Je veux déléguer la tâche de vérifier l’INS à mon secrétariat, comment faire concrètement ?
Il est tout à fait possible de déléguer les tâches d’identitovigilance à votre secrétariat. Deux pré-requis sont importants à connaître :
1. votre secrétariat doit être équipé d’une CPE nominative ;
2. il doit connaître la procédure de qualification de l’identitovigilance (à quoi ça sert et comment le faire concrètement - dans le logiciel et vis-à-vis des documents demandés aux patients).
Concrètement :
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le secrétariat appelle le téléservice INSi depuis le logiciel de gestion de cabinet (l’appel peut être automatisé à l’ouverture du dossier patient ou manuel par l’un des moyens suivants : la lecture de la carte vitale ou en effectuant une recherche par traits d’identités) ;
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il vérifie la cohérence des traits retournés par le téléservice INSi avec les traits apparaissant sur la pièce d’identité fournie : cohérence sur le nom de naissance, le premier prénom, la liste des prénoms de naissance, le sexe, la date de naissance et le lieu de naissance et valide l’INS. Evidemment si le patient est déjà parfaitement connu du cabinet cette vérification par la pièce d’identité n’est pas utile en suivant alors la procédure ci-dessous.
A noter : si vous connaissez très bien votre patient et que vous êtes en situation de qualifier l’INS, il est envisageable de procéder de la manière suivante pour qualifier l'INS sans vérification systématique du document d’identité :
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vous appelez le téléservice INSi avec la carte Vitale ;
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vous qualifiez en cas de concordance parfaite, en cochant à la place d’un document d’identité, la phrase suivante dans votre logiciel « J’atteste déjà connaître l’identité de cette personne et sa correspondance aux traits d’identité INSi. Cela me permet de partager ses données en toute sécurité ».
Rappel : pour être éligible à cette procédure d’exception, vous devez remplir les trois conditions suivantes :
1. vous réalisez vous-même l'opération de qualification de l’identité (l’opération ne doit pas être réalisée par un secrétariat) ;
2. vous êtes en mesure d’attester les traits d'identité tels que définis pour la qualification de l’INS (vous connaissez l’identité du patient, en lien avec l’utilisation du téléservice INSi) ;
3. vous assumez la responsabilité en cas de collision d’identité (envoi du document d’un patient dans le dossier d’un autre patient), notamment au regard du RGPD.